စီးပြားေရးလုပ္ငန္းဆိုင္ရာ စာအေရးအသားပိုမိုေကာင္းေစရန္ အႀကံျပဳခ်က္ (၁၀) ခ်က္
|
7:16 AM |
No မွတ္ခ်က္ |
စီးပြားေရးေလာကမွာ စာေရးျခင္းဟာ စံသတ္မွတ္ခ်က္ေတြ၊
စိန္ေခၚမႈေတြ၊ အခြင့္အလမ္းေတြနဲ႔ ယွဥ္တဲြ ဆက္စပ္ေနတဲ့ အလုပ္တစ္ခုျဖစ္ပါတယ္။
ဒါေၾကာင့္လည္း ကုမၸဏီတစ္ခုခု၊ အဖဲြ႕အစည္းတစ္ခုခုနဲ႔ ပတ္သက္ၿပီး
စာတစ္ေစာင္ကို ျပင္ဆင္ေရးသားေတာ့မယ္ဆိုရင္ ေအာက္ေဖာ္ျပပါ အခ်က္(၁၀)ခ်က္ကို
ထည့္သြင္းစဥ္းစား ေစလိုပါတယ္။
၁။ ရွင္းလင္းျပတ္သားမႈ (Clarity) ရွိပါေစ။
ဆက္သြယ္မႈတိုင္းရဲ႕ အဓိကရည္ရြယ္ခ်က္ဟာ ရွင္းလင္းျပတ္သားမႈျဖစ္တဲ့အတြက္ သင္ေရးသားတဲ့ စာဟာ ရွင္းရွင္းလင္းလင္းရွိပါေစ။
စီးပြားေရးလုပ္ငန္းဆိုင္ရာ စာတစ္ေစာင္ရဲ႕ ရွင္းလင္းျပတ္သားမႈ အတိုင္းအတာဟာ အစီရင္ခံစာကတဆင့္ (သို႔) သေဘာတူညီမႈရယူျခင္းကေနတဆင့္ ေဆာင္ရြက္ ေနတဲ့ လုပ္ငန္းတစ္ခုရဲ႕ ေအာင္ျမင္ျခင္း (သို႔) ႐ံႈးနိမ့္ျခင္းကို ဆံုးျဖတ္ေပးမွာျဖစ္ပါတယ္။ ဒါ့ေၾကာင့္ သင့္စာရဲ႕ ရည္ရြယ္ခ်က္ကို ရွင္းရွင္းလင္းလင္း ေဖာ္ျပပါ။ လိုအပ္တဲ့ အေသးစိတ္အခ်က္အလက္ေတြကို ေပးပို႔ပါ။ ဒါ့အျပင္ သင္လိုခ်င္ (သို႔) လိုအပ္တဲ့ တိက်မွန္ကန္တဲ့ အေျဖကို ေတာင္းခံပါ။
၂။ ျပဳျခင္းျပႀကိယာ (Active Voice)ကို အသံုးျပဳပါ။
ျပဳျခင္းျပႀကိယာပါေသာ ၀ါက်ပံုစံ (Subject – verb – object)ကို အသံုးျပဳပါ။ "This report was sent to me by John Smith" (ဒီအစီရင္ခံစာဟာ ကၽြန္ေတာ့္ဆီကို John Smith မွ ေပးပို႔လိုက္ျခင္းျဖစ္ပါ တယ္)ဆိုတဲ့ ၀ါက်ဟာ မမွားပါဘူး။ အထူးသျဖင့္ အစီရင္ခံစာတစ္ေစာင္ကို အျခားအစီရင္ခံစာေတြနဲ႔ ခဲြျခားျပခ်င္တာဆိုရင္ေတာ့ ဒီ၀ါက်ပံုစံဟာ အေကာင္းဆံုးေရြးခ်ယ္မႈျဖစ္ပါတယ္။ ဒါေပမဲ့ John Smith ကို ၀ါက်ရဲ႕ ကတၱား (subject) အျဖစ္ စဥ္းစားမယ္ရင္ေတာ့ ျပဳျခင္းျပ၀ါက် ဖဲြ႕စည္းပံု (Active Syntax) ကို အသံုးျပဳျခင္းဟာ သင့္ရဲ႕ တက္ၾကြမႈနဲ႔ အားမာန္ကို ေဖာ္ျပေနတာျဖစ္တဲ့အျပင္ အမ်ားအားျဖင့္လည္း ပိုၿပီး ဆီေလ်ာ္ပါတယ္။
၃။ ရွင္းေသာ တိုက္႐ိုက္အသံုးအႏႈန္း (Direct Language)ကို အသံုးျပဳပါ။
က်စ္လစ္ျပည့္စံုၿပီး ေလးနက္တဲ့ (concise and declarative) အေရးအသားကို အသံုးျပဳပါ။ သင့္ရဲ႕ ရည္ရြယ္ခ်က္က တစ္ဖက္လူကို သတင္းအခ်က္အလက္ေပးပို႔ဖို႔ (သို႔) တစ္ဖက္လူထံမွ သတင္းအခ်က္ အလက္ကို ရယူဖို႔ျဖစ္ႏိုင္သလို သင့္အေနျဖင့္ တစ္ဖက္လူကို စည္း႐ံုးဖို႔(သို႔) သင့္အေနျဖင့္ အစည္း႐ံုး ခံဖို႔ ျဖစ္ေကာင္းျဖစ္ႏိုင္ပါတယ္။ အခ်ိန္ဟာ သင့္အတြက္ တန္ဖိုးရွိသလို သင့္ရဲ႕စာကို လက္ခံရရွိမဲ့ သူေတြမွာလည္း အခ်ဳပ္အခ်ယ္တို႔ (constraints) အခ်ိန္ကန္႔သတ္ခ်က္တို႔ (deadlines) ေတြ ရွိၾကပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ သင့္ရဲ႕ အေရးအသားမွာ စကားလံုးေတြကို ေခၽြတာၿပီး တဲ့တိုး (direct) အသံုး အႏႈန္းမ်ားကို အသံုးျပဳပါ။
၄။ လြယ္ကူ႐ိုးရွင္းေသာ စကားလံုးမ်ား (Simple words)ကိုသာ အသံုးျပဳပါ။
နည္းပညာဆို္င္ရာေ၀ါဟာရေတြ (technical terms)၊ ဗန္းစကားေတြ (jargon)၊ ေရပန္းစားေသာ အသံုး အႏႈန္းေတြ (buzz words) အစား နားလည္လြယ္တဲ့ ရွင္းလင္းျပတ္သားေသာ စကားလံုးအသံုး အႏႈန္းမ်ားကို အသံုးျပဳပါ။ ပိုမိုေလးနက္ၿပီး ပိုင္ႏိုင္ကၽြမ္းက်င္တဲ့ (businesslike) အေရးအသားပံုေပါက္ ေအာင္ေရးသားျခင္းကို ေရွာင္ပါ။ ဘာ့ေၾကာင့္လဲဆိုေတာ့ အဲဒီလိုလုပ္ရင္းနဲ႔ ေ၀ါဟာရေတြဟာ ႐ႈပ္ေထြး သြားတတ္တဲ့အျပင္ စာရဲ႕အသြားအလာကလည္း မာထန္တဲ့ပံုေပါက္သြားႏိုင္ပါတယ္။ ရွင္းလင္းျပတ္ သားမႈကို အားျဖည့္ဖို႔နဲ႔၊ သင့္ရဲ႕ႏွ႔ံစပ္မႈ၊ ကၽြမ္းက်င္မႈေတြကို ေဖာ္ျပဖို႔ဆိုရင္ေတာ့ သင့္ေတာ္မွန္ကန္တဲ့ အေခၚ အေ၀ၚေတြကို အသံုးျပဳပါ။ ဒါေပမဲ့ သင္ရည္ရြယ္ထားတဲ့ သင့္စာကို လက္ခံမဲ့သူကို စဥ္းစားၿပီး စကားေျပာတဲ့အခါမွာ အသံုးျပဳတဲ့ ေ၀ါဟာရေတြကို အသံုးျပဳၿပီး သင့္ရဲ႕စာကို ေရးပါ။
၅။ စာရဲ႕သေဘာလကၡဏာ (Tone)
ေရးသားဆက္သြယ္ရျခင္းရဲ႕ အေျခအေနေပၚမူတည္ၿပီး မေလ်ာ့ မတင္းတဲ့ သေဘာပါရွိတဲ့ဟန္နဲ႔ ေရးသားပါ။ ပံုႏွိပ္ထားတဲ့ မွတ္တမ္းပဲျဖစ္ျဖစ္၊ e-mail ပံုစံနဲ႔ ေရးထားတဲ့ မွတ္တမ္းပဲ ျဖစ္ျဖစ္၊ ေစ်းကြက္ မာတိကာပဲျဖစ္ျဖစ္၊ စာအဆက္အသြယ္ရဲ႕ဆိုလိုရင္းကို ခံစားႏိုင္မႈသည္ အေၾကာင္းအမ်ိဳးမ်ိဳးေပၚ မူတည္ေနပါတယ္။ စီမံအုပ္ခ်ဳပ္သူမ်ားႏွင့္ လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္မ်ားႏွင့္ တိုင္ပင္ပါ။ ေရွ႕ကရွိခဲ့ဘူးတဲ့ အစဥ္အလာကို ေလ့လာပါ။ ဒါ့အျပင္ ေျပာလိုတဲ့အေၾကာင္းနဲ႔ပတ္သက္လို႔ စာရဲ႕သေဘာလကၡဏာ (tone)ကို အတည္ျပဳတဲ့ အခါ သင့္ရဲ႕စာကို လက္ခံမဲ့သူကို ထည့္သြင္းစဥ္းစားပါ။
၆။ သင့္စာရဲ႕ အခန္းက႑(role) ကို သိျခင္း
သင္ေရးသားတဲ့ စာတစ္ေစာင္ရဲ႕ လုပ္ေဆာင္ခ်က္ဟာ ဘာလဲဆိုတာကို ရွင္းရွင္းလင္းလင္းသိပါ။ သင္ေရးရမွာက အစီရင္ခံစာကို အက်ဥ္းခ်ဳပ္ေဖာ္ျပတာလား။ ဒါဆိုရင္ (အစီရင္ခံစာကို ဖတ္ဖို႔ အခ်ိန္မေပးႏိုင္တဲ့ ကုမၸဏီလူႀကီးကို အလုပ္ဆက္လုပ္ႏိုင္ေအာင္ ေပးပို႔တဲ့ အက်ဥ္းခ်ဳပ္အစီရင္ခံစာ (executive summary) မဟုတ္ဘူးဆိုရင္ေတာ့ မူရင္းအစီရင္ခံစာကို မလိုအပ္ေတာ့ေလာက္ေအာင္ သင့္စာကို အေသး မစိတ္ပါနဲ႔။ အကယ္၍ သင္ေရးေနတဲ့စာဟာ ပိုၿပီး က်ယ္ျပန္႔တဲ့ စီမံခ်က္ရဲ႕ အပိုင္းတစ္ခုျဖစ္ေနရင္ ပါ၀င္တဲ့ အခ်က္အလက္အားလံုးေပၚ ခ်ဥ္းကပ္တဲ့နည္းနဲ႔ ကိုက္ညီမဲ့ ေရးနည္းေရးဟန္ကို အသံုးျပဳပါ။
၇။ ရည္ရြယ္ခ်က္ (goal) မေပ်ာက္ပါေစႏွင့္
သင္ေမွ်ာ္လင့္ထားတဲ့ ရလဒ္ကို အာ႐ံုစိုက္ပါ။ အထက္လူႀကီး (သို႔) လက္ေအာက္ငယ္သားဆီကို ဆက္သြယ္တာပဲျဖစ္ျဖစ္၊ လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္(သို႔) သင့္ရဲ႕ ကုမၸဏီ၊ အဖဲြ႕အစည္းျပင္ပရွိ သူတစ္ေယာက္ ေယာက္ဆီကို ဆက္သြယ္တာပဲျဖစ္ျဖစ္၊ သင့္စာရဲ႕ဆိုလိုရင္း ရည္ရြယ္ခ်က္ကို ယဥ္ယဥ္ေက်းေက်းနဲ႔ ထင္ရွားျပတ္သားစြာ ေဖာ္ျပပါ။
၈။ ပြင့္လင္းတဲ့ (Candor) အေရးအသားျဖစ္ပါေစ
စကားလံုးအႏုအလွ (euphemisms) ေလးေတြ၊ ေယဘူယ်က်တဲ့ ရည္ညႊန္းခ်က္ေတြ (generic references) ကို ေရွာင္ပါ။ အေၾကာင္းအရာေတြကို မကြယ္မ၀ွက္ ေဖာ္ျပပါ။ လူမႈဆက္ဆံေရး ပရိယာယ္ (diplomacy) ဟာ လုပ္ငန္းညႇိႏိႈင္းေရးေအာင္ျမင္ဖို႔အတြက္ အေျခခံက်ေသာ္လည္း သတိထားရမဲ့ အေၾကာင္းအရာေတြေပၚမွာ ဂ႐ုစိုက္လြန္းျခင္း (သို႔) မျပတ္မသားရွိျခင္းတို႔က ေအာင္ျမင္မႈအတိုင္းအတာကို ေလ်ာ့နည္းေစပါတယ္။ သင့္ေဆြးေႏြးမႈမွာ ပြင့္လင္းမႈရွိပါေစ။
၉။ လုပ္ထံုးလုပ္နည္း (formality) အရ ေရးသားပါ
စီးပြားေရးလုပ္ငန္းဆိုင္ရာ စာအဆက္အသြယ္ (correspondent) နဲ႔ ပတ္သက္တဲ့ စံႏႈန္းေတြ႕ကို အခုအခါမွာ ေလ်ာ့ေပါ့ေပးလာပါၿပီ။ ဒါေပမဲ့လည္း ဗန္းစကား (slang)၊ စာသားအေျပာအဆို (text-speak)၊ အာေမဍိတ္အမွတ္မ်ား (exclamation points) ႏွင့္ ရင္းႏွီးမႈကို လြန္လြန္ကဲကဲေဖာ္ျပတဲ့ ႏႈတ္ဆက္စကားမ်ား (salutations) ႏွင့္ အဆံုးသတ္မ်ား (sign-offs) ကို ေရွာင္ရွားျခင္းျဖင့္ ကၽြမ္းက်င္ ၿပီး အလုပ္သေဘာဆန္တဲ့ (professional)အသြင္လကၡဏာကိုေတာ့ ေဆာင္ေနဆဲျဖစ္ပါတယ္။
၁၀။ မိတ္ေဆြမ်ားႏွင့္ေျပာဆိုျခင္း (words with friends)
လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္မ်ား (coworkers)၊ သင့္အေနျဖင့္ ယံုၾကည္စိတ္ခ်ရသူ (သို႔) သူငယ္ခ်င္းလို႔ သတ္မွတ္ထားတဲ့အေပါင္းအသင္းမ်ားကို စာအဆက္အသြယ္လုပ္တ့ဲအခါမွာ လုပ္ထံုးလုပ္နည္းမ်ားကို ျခြင္းခ်က္ အေနနဲ႔ မဖယ္ရွားပါနဲ႔။ ႏွစ္ေယာက္သားလူခ်င္းေတြ႕တဲ့အခါ ဘယ္ေလာက္ပဲ အားမနာတမ္း ေျပာေျပာ e-mail နဲ႔ ဆက္သြယ္မႈလုပ္တဲ့အခါ (သို႔) ကုမၸဏီ network ေပၚမွာရွိတဲ့ တျခား electronic စံနစ္သံုးတဲ့နည္းနဲ႔ ဆက္သြယ္မႈလုပ္တဲ့အခါမွာေတာ့ အဲဒီလို အားမနာတမ္း အသံုးအႏႈန္းမ်ားသံုး၍ မရပါ။ လုပ္ထံုးလုပ္နည္းေတြကို ေလ်ာ့မွ ျဖစ္မယ္ဆိုရင္ေတာ့ တစ္ဆင့္ေလာက္ေတာ့ ေလ်ာ့ခ်ႏိုင္ပါ တယ္။ ဒါေပမဲ့ လုပ္ငန္းသေဘာအရ စာျဖင့္ ဆက္သြယ္တဲ့အခါမွာ ရွိတတ္တဲ့ သင့္ရဲ႕ သတိ လစ္ဟင္းမႈေတြကိုေတာ့ မွတ္တမ္းတင္ မခံမိေအာင္သတိထားပါ။
၁။ ရွင္းလင္းျပတ္သားမႈ (Clarity) ရွိပါေစ။
ဆက္သြယ္မႈတိုင္းရဲ႕ အဓိကရည္ရြယ္ခ်က္ဟာ ရွင္းလင္းျပတ္သားမႈျဖစ္တဲ့အတြက္ သင္ေရးသားတဲ့ စာဟာ ရွင္းရွင္းလင္းလင္းရွိပါေစ။
စီးပြားေရးလုပ္ငန္းဆိုင္ရာ စာတစ္ေစာင္ရဲ႕ ရွင္းလင္းျပတ္သားမႈ အတိုင္းအတာဟာ အစီရင္ခံစာကတဆင့္ (သို႔) သေဘာတူညီမႈရယူျခင္းကေနတဆင့္ ေဆာင္ရြက္ ေနတဲ့ လုပ္ငန္းတစ္ခုရဲ႕ ေအာင္ျမင္ျခင္း (သို႔) ႐ံႈးနိမ့္ျခင္းကို ဆံုးျဖတ္ေပးမွာျဖစ္ပါတယ္။ ဒါ့ေၾကာင့္ သင့္စာရဲ႕ ရည္ရြယ္ခ်က္ကို ရွင္းရွင္းလင္းလင္း ေဖာ္ျပပါ။ လိုအပ္တဲ့ အေသးစိတ္အခ်က္အလက္ေတြကို ေပးပို႔ပါ။ ဒါ့အျပင္ သင္လိုခ်င္ (သို႔) လိုအပ္တဲ့ တိက်မွန္ကန္တဲ့ အေျဖကို ေတာင္းခံပါ။
၂။ ျပဳျခင္းျပႀကိယာ (Active Voice)ကို အသံုးျပဳပါ။
ျပဳျခင္းျပႀကိယာပါေသာ ၀ါက်ပံုစံ (Subject – verb – object)ကို အသံုးျပဳပါ။ "This report was sent to me by John Smith" (ဒီအစီရင္ခံစာဟာ ကၽြန္ေတာ့္ဆီကို John Smith မွ ေပးပို႔လိုက္ျခင္းျဖစ္ပါ တယ္)ဆိုတဲ့ ၀ါက်ဟာ မမွားပါဘူး။ အထူးသျဖင့္ အစီရင္ခံစာတစ္ေစာင္ကို အျခားအစီရင္ခံစာေတြနဲ႔ ခဲြျခားျပခ်င္တာဆိုရင္ေတာ့ ဒီ၀ါက်ပံုစံဟာ အေကာင္းဆံုးေရြးခ်ယ္မႈျဖစ္ပါတယ္။ ဒါေပမဲ့ John Smith ကို ၀ါက်ရဲ႕ ကတၱား (subject) အျဖစ္ စဥ္းစားမယ္ရင္ေတာ့ ျပဳျခင္းျပ၀ါက် ဖဲြ႕စည္းပံု (Active Syntax) ကို အသံုးျပဳျခင္းဟာ သင့္ရဲ႕ တက္ၾကြမႈနဲ႔ အားမာန္ကို ေဖာ္ျပေနတာျဖစ္တဲ့အျပင္ အမ်ားအားျဖင့္လည္း ပိုၿပီး ဆီေလ်ာ္ပါတယ္။
၃။ ရွင္းေသာ တိုက္႐ိုက္အသံုးအႏႈန္း (Direct Language)ကို အသံုးျပဳပါ။
က်စ္လစ္ျပည့္စံုၿပီး ေလးနက္တဲ့ (concise and declarative) အေရးအသားကို အသံုးျပဳပါ။ သင့္ရဲ႕ ရည္ရြယ္ခ်က္က တစ္ဖက္လူကို သတင္းအခ်က္အလက္ေပးပို႔ဖို႔ (သို႔) တစ္ဖက္လူထံမွ သတင္းအခ်က္ အလက္ကို ရယူဖို႔ျဖစ္ႏိုင္သလို သင့္အေနျဖင့္ တစ္ဖက္လူကို စည္း႐ံုးဖို႔(သို႔) သင့္အေနျဖင့္ အစည္း႐ံုး ခံဖို႔ ျဖစ္ေကာင္းျဖစ္ႏိုင္ပါတယ္။ အခ်ိန္ဟာ သင့္အတြက္ တန္ဖိုးရွိသလို သင့္ရဲ႕စာကို လက္ခံရရွိမဲ့ သူေတြမွာလည္း အခ်ဳပ္အခ်ယ္တို႔ (constraints) အခ်ိန္ကန္႔သတ္ခ်က္တို႔ (deadlines) ေတြ ရွိၾကပါတယ္။ ဒါေၾကာင့္ သင့္ရဲ႕ အေရးအသားမွာ စကားလံုးေတြကို ေခၽြတာၿပီး တဲ့တိုး (direct) အသံုး အႏႈန္းမ်ားကို အသံုးျပဳပါ။
၄။ လြယ္ကူ႐ိုးရွင္းေသာ စကားလံုးမ်ား (Simple words)ကိုသာ အသံုးျပဳပါ။
နည္းပညာဆို္င္ရာေ၀ါဟာရေတြ (technical terms)၊ ဗန္းစကားေတြ (jargon)၊ ေရပန္းစားေသာ အသံုး အႏႈန္းေတြ (buzz words) အစား နားလည္လြယ္တဲ့ ရွင္းလင္းျပတ္သားေသာ စကားလံုးအသံုး အႏႈန္းမ်ားကို အသံုးျပဳပါ။ ပိုမိုေလးနက္ၿပီး ပိုင္ႏိုင္ကၽြမ္းက်င္တဲ့ (businesslike) အေရးအသားပံုေပါက္ ေအာင္ေရးသားျခင္းကို ေရွာင္ပါ။ ဘာ့ေၾကာင့္လဲဆိုေတာ့ အဲဒီလိုလုပ္ရင္းနဲ႔ ေ၀ါဟာရေတြဟာ ႐ႈပ္ေထြး သြားတတ္တဲ့အျပင္ စာရဲ႕အသြားအလာကလည္း မာထန္တဲ့ပံုေပါက္သြားႏိုင္ပါတယ္။ ရွင္းလင္းျပတ္ သားမႈကို အားျဖည့္ဖို႔နဲ႔၊ သင့္ရဲ႕ႏွ႔ံစပ္မႈ၊ ကၽြမ္းက်င္မႈေတြကို ေဖာ္ျပဖို႔ဆိုရင္ေတာ့ သင့္ေတာ္မွန္ကန္တဲ့ အေခၚ အေ၀ၚေတြကို အသံုးျပဳပါ။ ဒါေပမဲ့ သင္ရည္ရြယ္ထားတဲ့ သင့္စာကို လက္ခံမဲ့သူကို စဥ္းစားၿပီး စကားေျပာတဲ့အခါမွာ အသံုးျပဳတဲ့ ေ၀ါဟာရေတြကို အသံုးျပဳၿပီး သင့္ရဲ႕စာကို ေရးပါ။
၅။ စာရဲ႕သေဘာလကၡဏာ (Tone)
ေရးသားဆက္သြယ္ရျခင္းရဲ႕ အေျခအေနေပၚမူတည္ၿပီး မေလ်ာ့ မတင္းတဲ့ သေဘာပါရွိတဲ့ဟန္နဲ႔ ေရးသားပါ။ ပံုႏွိပ္ထားတဲ့ မွတ္တမ္းပဲျဖစ္ျဖစ္၊ e-mail ပံုစံနဲ႔ ေရးထားတဲ့ မွတ္တမ္းပဲ ျဖစ္ျဖစ္၊ ေစ်းကြက္ မာတိကာပဲျဖစ္ျဖစ္၊ စာအဆက္အသြယ္ရဲ႕ဆိုလိုရင္းကို ခံစားႏိုင္မႈသည္ အေၾကာင္းအမ်ိဳးမ်ိဳးေပၚ မူတည္ေနပါတယ္။ စီမံအုပ္ခ်ဳပ္သူမ်ားႏွင့္ လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္မ်ားႏွင့္ တိုင္ပင္ပါ။ ေရွ႕ကရွိခဲ့ဘူးတဲ့ အစဥ္အလာကို ေလ့လာပါ။ ဒါ့အျပင္ ေျပာလိုတဲ့အေၾကာင္းနဲ႔ပတ္သက္လို႔ စာရဲ႕သေဘာလကၡဏာ (tone)ကို အတည္ျပဳတဲ့ အခါ သင့္ရဲ႕စာကို လက္ခံမဲ့သူကို ထည့္သြင္းစဥ္းစားပါ။
၆။ သင့္စာရဲ႕ အခန္းက႑(role) ကို သိျခင္း
သင္ေရးသားတဲ့ စာတစ္ေစာင္ရဲ႕ လုပ္ေဆာင္ခ်က္ဟာ ဘာလဲဆိုတာကို ရွင္းရွင္းလင္းလင္းသိပါ။ သင္ေရးရမွာက အစီရင္ခံစာကို အက်ဥ္းခ်ဳပ္ေဖာ္ျပတာလား။ ဒါဆိုရင္ (အစီရင္ခံစာကို ဖတ္ဖို႔ အခ်ိန္မေပးႏိုင္တဲ့ ကုမၸဏီလူႀကီးကို အလုပ္ဆက္လုပ္ႏိုင္ေအာင္ ေပးပို႔တဲ့ အက်ဥ္းခ်ဳပ္အစီရင္ခံစာ (executive summary) မဟုတ္ဘူးဆိုရင္ေတာ့ မူရင္းအစီရင္ခံစာကို မလိုအပ္ေတာ့ေလာက္ေအာင္ သင့္စာကို အေသး မစိတ္ပါနဲ႔။ အကယ္၍ သင္ေရးေနတဲ့စာဟာ ပိုၿပီး က်ယ္ျပန္႔တဲ့ စီမံခ်က္ရဲ႕ အပိုင္းတစ္ခုျဖစ္ေနရင္ ပါ၀င္တဲ့ အခ်က္အလက္အားလံုးေပၚ ခ်ဥ္းကပ္တဲ့နည္းနဲ႔ ကိုက္ညီမဲ့ ေရးနည္းေရးဟန္ကို အသံုးျပဳပါ။
၇။ ရည္ရြယ္ခ်က္ (goal) မေပ်ာက္ပါေစႏွင့္
သင္ေမွ်ာ္လင့္ထားတဲ့ ရလဒ္ကို အာ႐ံုစိုက္ပါ။ အထက္လူႀကီး (သို႔) လက္ေအာက္ငယ္သားဆီကို ဆက္သြယ္တာပဲျဖစ္ျဖစ္၊ လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္(သို႔) သင့္ရဲ႕ ကုမၸဏီ၊ အဖဲြ႕အစည္းျပင္ပရွိ သူတစ္ေယာက္ ေယာက္ဆီကို ဆက္သြယ္တာပဲျဖစ္ျဖစ္၊ သင့္စာရဲ႕ဆိုလိုရင္း ရည္ရြယ္ခ်က္ကို ယဥ္ယဥ္ေက်းေက်းနဲ႔ ထင္ရွားျပတ္သားစြာ ေဖာ္ျပပါ။
၈။ ပြင့္လင္းတဲ့ (Candor) အေရးအသားျဖစ္ပါေစ
စကားလံုးအႏုအလွ (euphemisms) ေလးေတြ၊ ေယဘူယ်က်တဲ့ ရည္ညႊန္းခ်က္ေတြ (generic references) ကို ေရွာင္ပါ။ အေၾကာင္းအရာေတြကို မကြယ္မ၀ွက္ ေဖာ္ျပပါ။ လူမႈဆက္ဆံေရး ပရိယာယ္ (diplomacy) ဟာ လုပ္ငန္းညႇိႏိႈင္းေရးေအာင္ျမင္ဖို႔အတြက္ အေျခခံက်ေသာ္လည္း သတိထားရမဲ့ အေၾကာင္းအရာေတြေပၚမွာ ဂ႐ုစိုက္လြန္းျခင္း (သို႔) မျပတ္မသားရွိျခင္းတို႔က ေအာင္ျမင္မႈအတိုင္းအတာကို ေလ်ာ့နည္းေစပါတယ္။ သင့္ေဆြးေႏြးမႈမွာ ပြင့္လင္းမႈရွိပါေစ။
၉။ လုပ္ထံုးလုပ္နည္း (formality) အရ ေရးသားပါ
စီးပြားေရးလုပ္ငန္းဆိုင္ရာ စာအဆက္အသြယ္ (correspondent) နဲ႔ ပတ္သက္တဲ့ စံႏႈန္းေတြ႕ကို အခုအခါမွာ ေလ်ာ့ေပါ့ေပးလာပါၿပီ။ ဒါေပမဲ့လည္း ဗန္းစကား (slang)၊ စာသားအေျပာအဆို (text-speak)၊ အာေမဍိတ္အမွတ္မ်ား (exclamation points) ႏွင့္ ရင္းႏွီးမႈကို လြန္လြန္ကဲကဲေဖာ္ျပတဲ့ ႏႈတ္ဆက္စကားမ်ား (salutations) ႏွင့္ အဆံုးသတ္မ်ား (sign-offs) ကို ေရွာင္ရွားျခင္းျဖင့္ ကၽြမ္းက်င္ ၿပီး အလုပ္သေဘာဆန္တဲ့ (professional)အသြင္လကၡဏာကိုေတာ့ ေဆာင္ေနဆဲျဖစ္ပါတယ္။
၁၀။ မိတ္ေဆြမ်ားႏွင့္ေျပာဆိုျခင္း (words with friends)
လုပ္ေဖာ္ကိုင္ဖက္မ်ား (coworkers)၊ သင့္အေနျဖင့္ ယံုၾကည္စိတ္ခ်ရသူ (သို႔) သူငယ္ခ်င္းလို႔ သတ္မွတ္ထားတဲ့အေပါင္းအသင္းမ်ားကို စာအဆက္အသြယ္လုပ္တ့ဲအခါမွာ လုပ္ထံုးလုပ္နည္းမ်ားကို ျခြင္းခ်က္ အေနနဲ႔ မဖယ္ရွားပါနဲ႔။ ႏွစ္ေယာက္သားလူခ်င္းေတြ႕တဲ့အခါ ဘယ္ေလာက္ပဲ အားမနာတမ္း ေျပာေျပာ e-mail နဲ႔ ဆက္သြယ္မႈလုပ္တဲ့အခါ (သို႔) ကုမၸဏီ network ေပၚမွာရွိတဲ့ တျခား electronic စံနစ္သံုးတဲ့နည္းနဲ႔ ဆက္သြယ္မႈလုပ္တဲ့အခါမွာေတာ့ အဲဒီလို အားမနာတမ္း အသံုးအႏႈန္းမ်ားသံုး၍ မရပါ။ လုပ္ထံုးလုပ္နည္းေတြကို ေလ်ာ့မွ ျဖစ္မယ္ဆိုရင္ေတာ့ တစ္ဆင့္ေလာက္ေတာ့ ေလ်ာ့ခ်ႏိုင္ပါ တယ္။ ဒါေပမဲ့ လုပ္ငန္းသေဘာအရ စာျဖင့္ ဆက္သြယ္တဲ့အခါမွာ ရွိတတ္တဲ့ သင့္ရဲ႕ သတိ လစ္ဟင္းမႈေတြကိုေတာ့ မွတ္တမ္းတင္ မခံမိေအာင္သတိထားပါ။
Read more: စီးပြားေရးလုပ္ငန္းဆိုင္ရာ စာအေရးအသားပိုမိုေကာင္းေစရန္ အႀကံျပဳခ်က္ (၁၀)ခ်က္ - Myanmar Network http://www.myanmar-network.net/forum/topic/show?id=3423487%3ATopic%3A865571&xgs=1&xg_source=msg_share_topic#ixzz2TYjX7KQQ
0 comments:
Post a Comment