မွတ္တမ္းေရးပုံေရးနည္း (How To Write A Memo)

Posted by Soe Soe Win on May 23, 2013 at 13:52 in အဂၤလိပ္စာ သိေကာင္းစရာ အျဖာျဖာ

မွတ္တမ္း (memo) ဆုိတာ အတိတ္ကအရာတစ္ခုလားလုိ႔ေတာင္ ထင္ရပါတယ္။ ဘာေၾကာင့္လဲဆုိေတာ့ ၄င္းေနရာမွ e-mail အမွာစာ (message) ေတြ အစားထုိး၀င္ေရာက္လာတာ ၾကာလွေပါ့။ ဒါေပမယ့္လည္း မွတ္တမ္းရဲ႕အၾကမ္းဖ်င္းပုံစံ (general format) ကေတာ့ အီလက္ထရြန္နစ္ ဆက္သြယ္ေရးေတြ (electronic communications) မွာ အသုံးခ်လုိ႔ရႏုိင္ပါေသးတယ္။ ဒါ့အျပင္ ကြန္ပ်ဴတာနဲ႔႐ုိက္ၿပီး print ထုတ္ထားတဲ့ (hard copy) မွတ္တမ္းေတြဟာ စီးပြားေရးလုပ္ငန္းေတြနဲ႕ တျခားအဖြဲ႕အစည္းေတြမွာ ဆက္လက္ၿပီးေတာ့ ေနရာယူထား ပါေသးတယ္။ အထူးသျဖင့္ ပုံႏွိပ္ထား တဲ့ေၾကညာခ်က္ (သုိ႔) အျခား အရာ၀တၱဳတစ္ခုခုကုိ လူတစ္စုအၾကားေ၀ငွတဲ့ အခါ စဥ္းစားစရာအေၾကာင္းအရာေတြ ဖန္တီးေပးရတဲ့ အခါမ်ဳိးမွာျဖစ္ပါတယ္။ မွတ္တမ္းတစ္ခုကုိေရးသားတဲ့ အခါ ၄င္းရဲ႕ပုံစံႏွင့္ ဖြဲ႕စည္းပုံတုိ႔နဲ႔ပတ္သက္လုိ႔ အႀကံျပဳခ်က္မ်ား ေဖာ္ျပလုိက္ပါတယ္။


memo ရဲ႕စာလုံးအရွည္ကေတာ့ memorandum ျဖစ္ပါတယ္။ အမ်ားက သေဘာတူလက္ခံထားတဲ့ ၄င္းစာလုံး၏ အမ်ားကိန္း (plural forms) ၂ မ်ဳိးကေတာ့ "memoranda" နဲ႔ “memorandums” ပဲျဖစ္ပါတယ္။ အဓိပၸါယ္ကေတာ့ "မွတ္မိေစရန္" (to be remembered) ပဲျဖစ္ပါတယ္။ မွတ္တမ္းေတြကုိ သတိေပးႏႈိးေဆာ္စာ အျဖစ္အမ်ားအားျဖင့္ အသုံးျပဳၾကပါတယ္။ ဒါေပမဲ့လည္း ၄င္းတုိ႔ကို အင္အားတစ္ခုခု (resource) နဲ႔ပတ္သက္လုိ႔ အသိေပးလုိတဲ့အခါ (သုိ႔) အျဖစ္အပ်က္တစ္ခုခု (an event)၊ မူ၀ါဒတစ္ခုခု (a policy) (သုိ႔) ေဆြးေႏြးရမဲ့ အေၾကာင္းအရ တစ္ခုခု (an issue) ကုိ ဂ႐ုျပဳေစလုိတဲ့အခါမွာလည္း အသုံးျပဳပါတယ္။


အေၾကာင္းအရာတစ္ခုခုနဲ႔ပတ္သက္လုိ႔ လူအေတာ္မ်ားမ်ားကုိ သတင္းအခ်က္အလက္ေပးလုိတဲ့အခါ (သုိ႔) သတိေပး လုိတဲ့အခါမွာ memo ေတြဟာ အသုံး၀င္ပ့ါတယ္။ အဲဒီလုိလုပ္တဲ့အခါမွာ e-mail မသုံးပဲ မွတ္တမ္းေ၀ရတဲ့ အေၾကာင္းရင္းကေတာ့ မိမိသတင္းေပးခ်င္တဲ့သူ (သုိ႔) သတိေပးခ်င္တဲ့သူေတြကလြဲၿပီး တျခားသူေတြဆီ မေပါက္ၾကား ရေအာင္လုိ႔ပဲျဖစ္ပါတယ္။ ဒါေပမဲ့ မွတ္တမ္းေ၀တဲ့အတြက္ မလုိလားအပ္တဲ့အျပင္ လူေတြဆီမေပါက္ ၾကားႏုိင္ဘူး လားဆုိေတာ့လည္း ေပါက္ၾကားႏုိင္တာပါပဲ။ ဒီလုိမေပါက္ၾကားဖုိ႔ဆုိရင္ေတာ့ မွတ္တမ္းေ၀ငွတာ မဟုတ္ေတာ့ပဲ - လူကုိယ္တုိင္ပဲျဖစ္ျဖစ္၊ တယ္လီဖုန္းနဲ႔ပဲ ျဖစ္ျဖစ္ သတိေပးအေၾကာင္းၾကားတာက ပုိသင့္ေတာ္ပါ လိမ့္မည္။ ဒါေၾကာင့္ အီလက္ထရြန္နစ္စနစ္ျဖင့္ ေပးပုိ႔တဲ့အခါ (သုိ႔) အရာ၀တၱဳပစၥည္းတစ္ခုခုႏွင့္တြဲလ်က္ မွတ္တမ္း ေပးပုိ႔တဲ့အခါ ေအာက္ေဖာ္ျပပါအခ်က္ေတြဟာ လုိက္နာေဆာင္ရြက္သင့္တဲ့ အႀကံျပဳ ခ်က္မ်ားပဲျဖစ္ပါတယ္။


မိမိရဲ႕မွတ္တမ္းကုိတဖက္က လက္ခံမဲ့သူေတြကုိ ေသေသခ်ာခ်ာေရြးခ်ယ္ပါ။ လူေတြအမ်ားႀကီးေရြးမိ တဲ့အတြက္ မိမိရဲ႕ အရည္အခ်င္းညံ့ဖ်င္းမႈကုိ ေဖာ္ျပရာေရာက္သလုိ တခ်ဳိ႕ေသာသူမ်ားကုိ တမင္တကာပဲျဖစ္ျဖစ္၊ မေတာ္တဆပဲျဖစ္ျဖစ္ ခ်န္မိခဲ့ျပန္ ေတာ့လည္း ၿငဳိျငင္မႈကုိ ခံရႏုိင္ပါတယ္။ အထက္လူႀကီးတစ္ေယာက္ေယာက္က သူ႔ထံမွတ္တမ္းပုိ႔ဖုိ႔ေတာင္းဆုိထားရင္ပဲျဖစ္ျဖစ္ ဒါမွမဟုတ္မွတ္တမ္းထဲမွာ ပါတဲ့အေၾကာင္းအရာေတြကုိ ဖတ္ရတဲ့ အတြက္ ထုိပုဂၢဳိလ္မွာ အက်ဳိးရွိရင္ပဲျဖစ္ျဖစ္ ဒါမွမဟုတ္ သင္ေပးလုိတဲ့မွတ္တမ္းဆုိတာသိရ႐ုံနဲ႕တင္ ေက်နပ္ေနတဲ့ သူျဖစ္ေနတယ္ဆုိရင္ေတာ့ ထုိသူကုိမွတ္တမ္းလက္ခံမဲ့သူေတြရဲ႕ စာရင္းထဲမွာ မလြဲမေသြထည့္သြင္းရမွာျဖစ္ ပါတယ္။ ဒါေပမဲ့လည္း အထက္လူႀကီးအေနျဖင့္ မျဖစ္မေနသိထားရမဲ့ အေၾကာင္းအရာမဟုတ္ရင္ေတာ့ အဲ့ဒီ မွတ္တမ္းကုိမေပးမိဖုိ႔ သတိထားပါ။ အဲဒါမွမဟုတ္ရင္လဲ အထက္လူႀကီးဆီကုိ မွတ္တမ္းပုိ႔သင့္မပုိ႔သင့္ဆုိတာကုိ ေလာေလာဆယ္တာ၀န္ရွိတဲ့ ႀကီး ၾကပ္သူကုိ ဆုံးျဖတ္ခုိင္းလုိ႔လည္းရပါတယ္။


မွတ္တမ္းကုိ ေယဘုယ်က်က်ေရးတဲ့အခါ (သုိ႔) တဖက္ကမွတ္တမ္းကုိ လက္ခံၿပီး ဖတ္မဲ့သူေတြကုိ လိပ္မူ ေခၚေ၀ၚတဲ့အခါ သတ္မွတ္စနစ္က်ၿပီး ႐ုံးသုံးလုပ္ငန္းသုံး အသုံးအႏႈန္းေတြ (formality) ကုိ ဘယ္အတုိင္းအတာအ ထိ သုံးရမလဲဆုိတာကုိ ဆုံးျဖတ္တဲ့အခါမွာ မွတ္တမ္းရဲ႕ သေဘာသဘာ၀ (nature) နဲ႕ စီးပြားေရးလုပ္ငန္း (သုိ႔) အဖြဲ႕အစည္းရဲ႕ ထုံးတမ္းအစဥ္အလာ (culture) ေတြကုိပါ ထည့္သြင္းစဥ္းစားပါ။


မွတ္တမ္းတစ္ခုကုိေရးတဲ့အခါ စာေၾကာင္းေတြကုိ တစ္ေၾကာင္းနဲ႔တစ္ေၾကာင္းၾကားမွာ လုိင္းတစ္လုိင္းစာပဲ ျခား (single line space) ပါ။ ဘယ္ဘက္မာဂ်င္ (left margin) ကုိ မူတည္ၿပီး စာေၾကာင္းေတြရဲ႕အစြန္းေတြကုိညီ ေအာင္ညွိပါ။ စာပုိဒ္တစ္ပုိဒ္ႏွင့္ တစ္ပုဒ္ခြဲျခားျပရာတြင္ စာပုိဒ္၏ပထမဆုံးစာေၾကာင္းကုိ အတြင္းသြင္း၍ ေရးသား တဲ့နည္းကုိမသုံးပါနဲ႔။ စာပုိဒ္အသစ္ရဲ႕ ပထမဆုံးစာတစ္ေၾကာင္းရဲ႕ အစကုိ ဘယ္ဘက္မာဂ်င္နားက ကပ္ၿပီးေတာ့သာျပန္စပါ။ ရွင္းလင္းက်စ္လစ္ၿပီး တဲ့တုိးက်တဲ့ (direct) စကားလုံးအသုံးအႏႈန္းကုိ အသုံးျပဳပါ။ အဓိကအခ်က္ေတြကုိ ထင္ရွားေစရန္တြက္ ေခါင္းစဥ္ (heading) တပ္ပါ (သုိ႔) စက္၀ုိင္း၊ စတုရန္းကဲ့သုိ႔ေသာ အမွတ္အသားမ်ားတပ္ပါ (bullet) (သုိ႔) အမွတ္စဥ္တပ္ပါ။


မွတ္တမ္းရဲ႕ထိပ္ဆုံးမွာအပိုင္းေလးခုပါပါတယ္ -

'သုိ႔' လုိ႔တပ္ၿပီး - မွတ္တမ္းလက္ခံမည္သူရဲ႕အမည္၊ ရာထူး၊ အလုပ္ဌာနပါတဲ့ အပုိင္းျဖစ္ပါတယ္ ၿပီးေတာ့
'မွ' လုိ႔တပ္ၿပီး ေပးပုိ႔သူရဲ႕ အမည္၊ ရာထူးႏွင့္ အလုပ္ဌာနတုိ႔ပါတဲ့အပုိင္း အျပင္
ေန႔စြဲအျပည့္အစုံႏွင့္
အေၾကာင္းအရာ တုိ႔ပါ၀င္ရပါမယ္။


အေၾကာင္းအရာ (topic) ကုိ ပထမစာပုိဒ္မွာ နိဒါန္းပ်ဳိးေဖာ္ျပတဲ့အခါမွာ ေအာက္ပါတုိ႔ကုိ ထည့္သြင္းေဖာ္ျပႏုိင္ ပါတယ္။

မွတ္တမ္းရဲ႕ရည္ရြယ္ခ်က္ (ဥပမာ - ဒီလုိပုံႏွိပ္ထားတဲ့မွတ္တမ္းကုိ ေ၀ငွတဲ့အေၾကာင္းရင္းကုိရွင္းလင္း ျပျခင္း)
အေၾကာင္းအရာ (topic) ႏွင့္ဆက္စပ္ေနတဲ့အေျခအေန (မွတ္တမ္းကုိလက္ခံရရွိသူေတြ၊ ကုမၸဏီႏွင့္ အဖြဲ႕ အစည္းတုိ႔အတြက္ မွတ္တမ္းရဲ႕ အေရးပါမႈ)
ေမွ်ာ္လင့္ထားတဲ့ရလဒ္ (မွတ္တမ္းလက္ခံရရွိသူမ်ားအေနျဖင့္ - ၄င္းကုိ ဖတ္႐ႈၿပီးတဲ့အခါ၊ ေနာက္ျပဳလုပ္မဲ့ အစည္းအေ၀းတြင္ ၄င္းႏွင့္ပတ္သက္၍ ေဆြးေႏြးႏုိင္ရန္ အဆင္သင့္ျဖစ္ေနႏုိင္မႈ)

ေနာက္စာပုိဒ္ေတြမွာေတာ့ အေျခအေနနဲ႕ လုပ္ငန္းေပၚမွာထပ္ရွင္းပါ။ ၿပီးလွ်င္အခ်က္အလက္ေတြကုိ က်ယ္က်ယ္ျပန္႔ျပန္႔ အေသးစိတ္ေဖာ္ျပရွင္းလင္းပါ။ ထုိ႔ေနာက္အေၾကာင္းအရာကုိျပန္ခ်ဳပ္ပါ။ နိဂုံးခ်ဳပ္အေနနဲ႔ လုိအပ္တဲ့ (သုိ႔) ေတာင္းဆုိလာတဲ့ ဆက္လက္အေရးယူေဆာင္ရြက္ရမဲ့ လုပ္ငန္းအေၾကာင္း ထင္ျမင္သုံးသပ္ ခ်က္ေပးပါ။ (ဥပမာ - အႀကံျပဳ ေထာက္ခံခ်က္မ်ားႏွင့္ အျခားတုံ႔ျပန္မႈမ်ားေတာင္းခံျခင္း၊ (သုိ႔) စီစဥ္ ထားေသာအစည္းအေ၀း (သုိ႔) အျခားအျဖစ္အပ်က္ႏွင့္ဆက္စပ္၍ေမးျမန္းျခင္း) မိမိတပ္လိုက္တဲ့ ေခါင္းစဥ္ေတြဟာ တိက်ဖုိ႔ လုိပါတယ္။ ဥပမာ - "Recommendation" ဆုိတာထက္ "Ethics Policy Recommendations" ဆုိတာက ပုိတိက်ပါတယ္။ စာရင္း (lists) ေတြကုိေတာ့ ပုဒ္စု အနည္းငယ္ (a few phrases) (သုိ႔) တုိေတာင္းတဲ့ေၾကညာခ်က္ (brief statements) ေတြအျဖစ္ ကန္႔သတ္ထားတာကေတာ့ အေကာင္းဆုံးပါပဲ။


တျခားေသာစာအေရးအသားေတြလုိပါပဲ - မွတ္တမ္းေတြဟာလည္းေရးသားသူရဲ႕ ရည္ရြယ္ခ်က္ကုိ ရွင္းလင္းျပတ္သားစြာေဖာ္ျပၿပီး၊ အဲ့ဒီ့ရည္ရြယ္ခ်က္ကုိ မွတ္တမ္းကုိ လက္ခဲ့မည့္သူမ်ားရဲ႕လုိအပ္ခ်က္ႏွင့္ အက်ဳိးတုိ႔ႏွင့္ ဆက္စပ္ျပႏုိင္ရပါမယ္ ဆုိတာကုိ မေမ့ေစလုိပါ။





[ Myanmar Network အသင္းဝင္ထားျခင္းျဖင့္ ရရွိမည့္ အက်ိဳးေက်းဇူးမ်ား ]

- ယခုလ (May 2013) မွစ၍ အသင္းဝင္မ်ားကို လစဥ္ ၁၀၀၀၀ တန္ ဖုန္းေငြျဖည့္ကဒ္ ၁၀ ကဒ္ကို ကံစမ္းမဲေဖာက္ေပးမည္ ျဖစ္ပါသည္။
- အဂၤလိပ္စာသင္ခန္းစာႏွင့္ အလုပ္ေခၚစာအသစ္မ်ား၊ UK စာေမးပြဲ သတင္းမ်ား ႏွင့္ အဂၤလိပ္စာသင္တန္း သတင္းမ်ားကို အသင္းဝင္မ်ားထံသာလွ်င္ e-mail ျဖင့္ အေၾကာင္းၾကားေပးမွာ ျဖစ္ပါသည္။
- ျဗိတိသွ်ေကာင္စီမွ ၾကီးမႉးက်င္းပေသာ ပြဲမ်ားကို အသင္းဝင္မ်ားသာ ၾကိဳတင္သိရွိျပီး အသင္းဝင္မဟုတ္သူမ်ားထက္ေစာ၍ စာရင္းေပးသြင္းႏိုင္ပါသည္။
- Myanmar Network ဝက္ဆိုက္ဒ္တြင္ အသင္းဝင္မ်ားသာလွ်င္ like ႏွင့္ comment ေပးႏိုင္မည္ျဖစ္ျပီး အသင္းဝင္အခ်င္းခ်င္း အြန္လိုင္းမွ စကားေျပာ (Chat) ႏိုင္မည္၊ Message ေပးပို႕ႏိုင္မည္ျဖစ္ပါသည္။
- စကားဝိုင္းမ်ား (Forum မ်ားတြင္)ႏွင့္ အလုပ္ေခၚစာမ်ားကိုလည္း ကိုယ္တိုင္ဝင္ေရာက္ေရးသားႏိုင္ပါသည္။
- အသင္းဝင္မ်ားတြင္ ကိုယ္ပိုင္ Profile Page ရွိမည္ျဖစ္ျပီး မိမိ၏ ဓာတ္ပံု၊ မိမိကိုယ္တိုင္႐ိုက္ထားေသာ ဓာတ္ပံုမ်ားႏွင့္ ဗီဒီယိုမ်ားလည္း တင္ႏိုင္မည္ ျဖစ္သည္။

Read more: မွတ္တမ္းေရးပုံေရးနည္း - Myanmar Network http://www.myanmar-network.net/forum/topic/show?id=3423487%3ATopic%3A869288&xgs=1&xg_source=msg_share_topic#ixzz2UT8Ru6GZ